چگونه درخواست های خرید و پرداخت را در سازمان مدیریت کنیم؟
سیستم BPMS ما یک راهکار جامع برای مدیریت فرآیندهای سازمانی در حوزه درخواست خرید، تأیید و پرداخت است. این نرمافزار با طراحی مدرن و امکانات گسترده به شما کمک میکند تا تمامی مراحل از ایجاد یک درخواست خرید تا پرداخت نهایی را به صورت اتوماسیون کامل انجام دهید و در زمان، هزینه و دقت سازمان صرفهجویی کنید.
ایجاد درخواست خرید در سازمان
اولین مرحله در این سیستم ایجاد یک درخواست خرید توسط کارمندان یا مدیران واحدهای مختلف است. هر درخواست شامل اطلاعاتی نظیر نوع کالا یا خدمت، واحد سازمانی متقاضی، فایلهای پیوست، واحد پولی مورد استفاده و توضیحات تکمیلی میباشد.
ویژگیها:
- امکان ثبت درخواست خرید در قالب های تائید مختلف به ازای هر پرسنل
- پشتیبانی از واحدهای پولی متفاوت (ریال، دلار، یورو و ...)
- آپلود فایلها و مستندات مرتبط با خرید
- گفتگو و چت داخلی در کارتابل برای هماهنگی سریعتر
- امکان تعریف جایگزین برای تائید کننده
- امکان قوانین اتومات تائید برای مدیران سازمان
- امکان شرط گزاری مبالغ فاکتور جهت تائید اتومات
- امکان تائید به صورت آنلاین در موبایل
مسیر تأیید ها به صورت اتوماتیک
پس از ثبت درخواست، سیستم به صورت خودکار طبق الگوی تأیید از پیش تعریف شده، درخواست را به افراد و واحدهای مربوطه ارسال میکند. این روند تضمین میکند که تمامی درخواستها مطابق با سیاستها و قوانین سازمان بررسی و تأیید شوند.
- تخصیص خودکار درخواستها به افراد مرتبط
- امکان تعریف قوانین و روالهای پیچیده تأیید
- اطلاعرسانی آنی به کاربران از طریق اعلانها
- رد یا تأیید درخواست تنها با یک کلیک
انتقال درخواست به واحد خزانهداری
درخواستهایی که مراحل تأیید را طی میکنند، به صورت خودکار در کارتابل واحد خزانه قرار میگیرند. این بخش مسئول مدیریت کامل فرآیندهای پرداخت است. خزانهداری میتواند پرداختها را به روشهای مختلف انجام دهد و وضعیت هر پرداخت را ثبت و پیگیری کند.
روشهای پرداخت پشتیبانی شده:
- پرداخت نقدی
- پرداخت مرحلهای
- پرداخت از طریق چک
- پرداخت آنلاین یا بانکی
- و…
اتصال به SAP و نرم افزار های خارجی
این سیستم قابلیت اتصال از طریق وب سرویس به سیستمهای ERP بزرگ مانند SAP را دارد. بدین ترتیب درخواستهای خرید (PR) و سفارشهای خرید (PO) میتوانند به صورت یکپارچه بین BPMS و SAP تبادل شوند. این ویژگی برای سازمانهایی که قبلاً از SAP استفاده میکنند، ارزش افزوده بسیار زیادی ایجاد میکند.
- ارسال و دریافت خودکار دادهها بین SAP و BPMS
- هماهنگی کامل با فرآیندهای مالی و لجستیکی
- کاهش دوبارهکاری و ورود اطلاعات تکراری
مزایای کلیدی برای سازمان
پیادهسازی این BPMS باعث تحول چشمگیر در مدیریت خرید و پرداختهای سازمان میشود. مزایای این سیستم عبارتند از:
- افزایش شفافیت در کل فرآیند خرید
- کاهش زمان موردنیاز برای اخذ تأییدیهها
- امکان گزارشگیری و تحلیل دادههای مالی و خرید
- یکپارچگی کامل با سیستمهای ERP و SAP
- کاهش خطاهای انسانی و هزینههای اداری
- مدیریت تمامی امور به صورت آنلاین
نتیجهگیری
سیستم BPMS حرفهای ما یک راهکار کامل، مدرن و قدرتمند برای مدیریت چرخه خرید، تأیید و پرداخت در سازمانهاست. این سیستم با امکاناتی چون کارتابل هوشمند، آپلود فایل، چت داخلی، پشتیبانی از واحدهای پولی مختلف و اتصال به SAP، ابزاری ایدهآل برای سازمانهایی است که به دنبال افزایش بهرهوری، شفافیت و کنترل بیشتر بر فرآیندهای مالی خود هستند.